La nómina no es sólo pagar sueldos: es una de las áreas donde una empresa acumula más obligaciones fiscales, y donde un descuido se paga caro. Esta guía reúne lo que se repite cada año —el ISR sobre el aguinaldo, el reparto de utilidades, qué hace deducible tu nómina y las cartas que manda el SAT— para que lo tengas en un solo lugar y no artículo por artículo.

ISR sobre el aguinaldo: qué parte está exenta

El aguinaldo es una prestación obligatoria, y sí causa ISR, pero no todo. La Ley del Impuesto sobre la Renta exenta una parte equivalente a 30 días de la Unidad de Medida y Actualización (UMA); el monto que exceda ese límite es lo que causa impuesto. Para el trabajador, eso significa que sólo se retiene sobre el excedente. Para la empresa, significa calcular y retener correctamente: un aguinaldo mal timbrado es un problema de deducibilidad, no sólo del trabajador.

Reparto de utilidades (PTU): el derecho con fecha límite

La participación de los trabajadores en las utilidades es un derecho, no una gratificación voluntaria. La empresa reparte una parte de sus ganancias del ejercicio entre quienes las generaron, dentro de un plazo que corre después de presentar la declaración anual: las personas morales pagan a más tardar 60 días después de esa declaración. El monto de cada trabajador tiene un tope —el que resulte menor entre tres meses de su salario y el promedio de la PTU de los últimos tres años— introducido en la reforma laboral para acotar la carga en empresas intensivas en mano de obra.

La fecha se pasa fácil porque cae meses después del cierre contable. Ponerla en el calendario el día que se presenta la anual evita la multa.

Qué hace deducible tu nómina

El SAT sólo permite deducir sueldos y salarios cuando se cumplen los requisitos del artículo 27 de la LISR. Los más importantes:

  • CFDI de nómina emitido y timbrado correctamente por cada pago.
  • Retenciones de ISR calculadas y enteradas en tiempo.
  • Registro del trabajador ante el IMSS, con el salario base de cotización correcto.
  • Pagos por medios que dejen rastro (transferencia, no efectivo) cuando la ley lo exige.

Falla uno y el gasto de nómina, que suele ser el más grande de la empresa, deja de ser deducible. No es una multa: es perder la deducción de todo el renglón.

El salario base de cotización: qué integra y qué no

El SBC es la base para calcular las aportaciones al IMSS y al Infonavit, y define cuánto cuesta de verdad cada trabajador. No todo lo que le pagas integra el SBC.

Sí integran: sueldo fijo, comisiones, primas vacacionales y dominicales, gratificaciones recurrentes y tiempo extra habitual.

No integran (cuando cumplen los requisitos de ley): herramientas de trabajo, alimentación y habitación no onerosas, tiempo extra ocasional, fondo de ahorro en condiciones legales, y despensas o vales dentro de los límites.

La diferencia importa: integrar de más encarece la nómina sin necesidad; integrar de menos es una contingencia con el IMSS esperando.

Deducibilidad de servicios: la regla de la materialidad

Lo mismo que aplica a la nómina aplica a los servicios que contratas. Para que un gasto por prestación de servicios sea deducible ante el SAT necesitas:

  • Relación con tu actividad económica. El gasto tiene que servir al negocio.
  • CFDI válido con la descripción correcta del servicio.
  • Materialidad. Poder demostrar que el servicio efectivamente se prestó: entregables, correos, contratos. El SAT revisa cada vez más esto y no le basta la factura.
  • Pago bancarizado cuando supera el umbral de ley.

La factura por sí sola ya no protege una deducción. La materialidad es lo que la sostiene en una revisión.

Las cartas del SAT por actividades vulnerables

El SAT envía cartas a contribuyentes que realizan las llamadas actividades vulnerables, dentro del régimen de prevención de lavado de dinero (PLD). No son una acusación: informan de obligaciones que ya existen. Si tu empresa opera en sectores bajo vigilancia —financiero, inmobiliario, comercio de bienes de alto valor, entre otros— probablemente tengas que identificar a tus clientes, conservar expedientes y presentar avisos.

Recibir una de estas cartas y no actuar es el error caro. La obligación de PLD no depende de que te escriban: la carta sólo te recuerda que ya la tienes.

Cómo lo maneja Rafik

Las obligaciones fiscales de nómina tienen dos cosas en común: son recurrentes y tienen fecha. Ese es exactamente el tipo de trabajo que Rafik opera como flujo —CFDI de nómina, cálculo de retenciones, expediente laboral y los avisos que exige cada régimen— con un abogado aprobando lo que tiene consecuencia legal y las fechas viviendo en el sistema, no en la memoria de alguien.

Si quieres ordenar esto en tu empresa, cuéntanos cómo operas hoy y te decimos qué se puede resolver.

Esto es información general sobre obligaciones fiscales, no asesoría fiscal ni contable para tu caso. Los montos, plazos y umbrales cambian; verifica la ley vigente y valida con tu contador antes de decidir.